Provoz společnosti velikosti ICOM transport a.s. je administrativně velice náročný. Neustále proto sledujeme nové technologické trendy a postupně zavádíme nejmodernější IT technologie a software, které nám pomáhají zjednodušit administrativní činnosti a pružně reagovat na náročné požadavky dnešní doby i překotně se měnící legislativu. Již několik let například využíváme elektronický systém DMS, který nám umožňuje zefektivnit zpracování, správu a evidenci smluv, faktur a jiných dokumentů. Od 11. května 2020 probíhá postupný přechod na novou verzi tohoto systému, která funguje na nové platformě SharePoint 2019 poskytované společností Konica Minolta.

Co vlastně DMS znamená? DMS je zkratkou anglického sousloví Document management system, které lze do českého jazyka přeložit jako Systém pro správu dokumentů. Jednou z největších předností tohoto systému je to, že oběh smluv, faktur a jiných dokumentů i jejich evidence probíhá v elektronické podobě. Díky tomu odpadají věčné starosti s uchováváním a vyhledáváním papírových dokumentů v nejrůznějších šanonech a archivech, i s jejich fyzickou distribucí. Pokud chcete vyhledat nějaký starší dokument, nebo chcete, aby se Váš dokument dostal do správných „rukou“, stačí tak pár kliknutí myší nebo na klávesnici. To je pro společnost, jako je ICOM transport, ve které může vzhledem ke vzdálenosti jednotlivých dceřiných společností představovat fyzická distribuce dokumentů a jejich vyhledávání problém, velká výhoda.

Systém DMS je strukturován do několika různých modulů, které jsou určené pro správu jednotlivých typů dokumentů. Největší a nejsložitější část agendy je zajišťována moduly s názvy Faktury přijaté a Faktury vydané, které umožňují správu faktur. Tyto moduly slouží nejenom jako nástroj pro archivaci, ale také jako certifikační nástroj zajišťující důvěryhodnost dokumentů prostřednictvím vydávání razítek, která se musí časem obnovovat. Moduly pro správu faktur jsou propojené s dalšími IT systémy, které jsou využívány při řízení dopravy, jako je například systém Winado, který slouží k vydávání faktur z kabin autobusů, nebo systém PRYTANIS používaný v rámci nákladní dopravy. Mezi další moduly patří Odeslaná pošta a Přijatá pošta, které slouží například ke sledování doručených dopisů nebo doručenek, modul E-maily, ve kterém je zahrnuta nejenom správa e-mailu, ale i datových schránek, škodní modul sloužící pro evidenci škod, modul Objednávky nebo modul Smlouvy, který je určený pro přijímání, konzultaci, certifikaci a archivaci smluv. V rámci přechodu na nový a upravený systém DMS v současnosti probíhá testování Evidence dokumentů škod a zároveň se připravuje testování smluv a přijaté a odeslané pošty. Poté se přistoupí k testování dalších modulů. Nově přijaté a vydané faktury jsou již zpracovávány v rámci nového DMS a v rámci původního DMS dobíhá schvalování dříve přijatých faktur.

Velkou přidanou hodnotou systému DMS je to, že dokumenty v jeho rámci probíhají tzv. schvalovacími kolečky. Dokument je po vložení do systému odesílán schvalovatelům, kteří mají v rámci systému přidělena práva a konkrétní úkoly, kterým se mohou v rámci schvalování věnovat. Na konci kolečka je po schválení a případných úpravách jednotlivých schvalovatelů finální podoba schváleného dokumentu. Celý proces schvalování je tak díky schvalovacímu kolečku je mnohem přehlednější a rychlejší, než kdyby dokument putoval po jednotlivých odděleních a kancelářích fyzickou cestou. Výhodou je také to, že jednotlivé kroky schvalovacího procesu jsou archivovány.

Díky tomu, že oběh dokumentů probíhá elektronicky, není třeba většinu dokumentů tisknout, což přináší nejenom ekonomické úspory, ale také přispívá ke snížení zátěže životního prostředí. Jen za rok 2019 bylo přijato přibližně 25 000 faktur, vydáno okolo 90 000 faktur a systémem proběhlo 1 300 smluv. Vzhledem k tomu, že jednotlivé faktury mají často i více stran, jedná se o opravdu významnou úsporu.